Muutoksen johtamisessa etänä korostuvat yleisesti ottaen samat asiat kuin etäjohtamisessa yleensäkin. Luottamuksen synnyttäminen ja ylläpito, jatkuva vuorovaikutus sekä kaikkien osallistaminen ovat keskeiset muutoksen etäjohtamisen ulottuvuudet.
Käytettävissä olevien vuorovaikutuskanavien, -tilaisuuksien ja -välineiden rajallisuus on huomioitava ja tarvittaessa kompensoitava.
Ihmisten johtaminen korostuu muutoksen johtamisessa etänä. Tärkeitä ovat yhteisen tavoitteen selkeys, osallistaminen, sitouttaminen sekä osaamisen varmistaminen.
Muutosjohtamisen tärkeä osa-alue, henkilöstön osallistaminen, on etäjohtajuudessa astetta vaativampaa, vaikkakin yhtä tärkeää. Osallistamisessa on kyse yhteistyöstä, joka pohjautuu vuoropuheluun, yhteisen ymmärryksen luomiseen ja ratkaisujen löytämiseen yhdessä. Osallistaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että henkilöstö tulee kuulluksi ja heidän näkemyksensä otetaan huomioon. Henkilöstön potentiaalia ja hiljaista tietoa ei kannata jättää hyödyntämättä. Muutosten etäjohtamisessa työntekijöiden osaamisen saaminen yhteiseen käyttöön on kuitenkin esimiehille haastava tehtävä.
Ulla Vilkman kuvaa etäjohtamisen menestystekijöitä käsitteellä Virtuaalijohtamisen kulmakivet (kuva). Luottamuksen, arvostuksen ja avoimuuden alempi rivi on perusta, jonka päälle on mahdollista rakentaa. Johtamisesta ja ylipäätään toiminnasta tulee vaikeaa, jos se horjuu tai puuttuu.
Etäjohtamisen kulmakivet (Vilkman, U. 2016 https://etajohtaminen.fi/hyvan-etajohtamisen-kulmakivet/). Alempi rivi on perusta, jonka päälle on mahdollista rakentaa. Jos se puuttuu, ongelmia ilmenee varmasti.
1. Johtajan ja työntekijän välinen luottamus ja sen rakentuminen
- Huolehdi molemminpuolisesta luottamuksesta. Se on jopa tärkeämpää, mutta samalla vaikeampaa rakentaa etäjohtamisessa.
- Huolehdi psykologisesta turvallisuudesta. Etänä se erityisesti edellyttää: osallistamista, luottamuksen tuomaa turvallisuutta oppia, turvallisuutta tehdä virheitä, turvallisuutta haastaa status quo.
- Osoita empatiaa ja kohtele kaikkia oikeudenmukaisesti.
- Keskity ihmisiin, älä teknologiaan.
2. Avoimuus ja arvostus
- Kohtaa ihminen ihmisenä.
- Ole selkeä sanoissasi ja viesti tehtäväsi ja yhteisten tavoitteiden mukaiset pakolliset asiat selkeästi.
- Ole johdonmukainen.
- Ole oikeudenmukainen.
- Ole tasapuolinen.
3. Jatkuva dialogi johtajan ja työntekijän välillä
- Varmista vuorovaikutuksessa tarvittava, esimerkiksi tekninen osaaminen.
- Muista, että luottamus rakentuu vuorovaikutuksessa.
- Kuuntele ja osoita kuunnelleesi, sanattoman vuorovaikutuksen kaventuminen pitää kompensoida!
- Kohdenna viestit kohderyhmän mukaan.
- Anna palautetta usein, mutta aina aiheesta. Positiivinen palaute voidaan antaa yleisön edessä, negatiivinen aina vain niiden kesken, joita se koskee.
- Erilaisia käytännön tapoja vuorovaikuttaa on monia, mutta sovi muiden esimiesten kanssa yhteisestä linjasta työntekijöiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi – tarvitaan myös erilaisia organisaatiotasoisia toimintaohjeita vuorovaikutukseen.
4. Osallistaminen ja yhteisöllisyys
- Yhteisen ymmärryksen luominen edellyttää kuuntelemista.
- Kysymykset tuottavat muutosprosessiin tietoa käytännön toiminnasta ja arjen haasteista. Kyselemällä esimies saa työntekijät ajattelemaan ja jäsentämään tunteitaan muutoksen suhteen.
- Luo aidosti läsnäolemisen tunnetta. Kysy työntekijöiltä, millaista tukea ja läsnäoloa he toivovat. Varaa kalenterista aikatauluttamatonta aikaa läsnäololle ja vuorovaikutukselle.
- Luo puitteet vuoropuhelulle. Huolehdi riittävistä yhteisistä palavereista ja luo yhteinen virtuaalinen keskusteluympäristö. Yhteinen foorumi auttaa tiedon jakamisessa ja yhteishengen ylläpitämisessä.
5. Pelisäännöt
- Sovi etätyön periaatteista erillisellä etätyöohjeistuksella.
- Huolehdi siitä, että työsopimus ottaa huomioon etätyön mahdollisuuden. Se antaa perusraamin työskentelyyn, yhdenmukaiset säännöt työntekijöiden vakuutuksiin sekä tietoturvaan.
- Huolehdi käytännön asioista sopimisesta. Sopia pitää esim. henkilöiden tavoitettavuudesta, kalenterin näkyvyydestä sekä
sen merkinnöistä, virtuaalisten viestintävälineiden käyttämisestä sekä etäpalavereihin osallistumisesta. - Keskustelkaa ja päivittäkää pelisääntöjä aina tarpeen mukaan olosuhteiden ja tilanteiden muuttuessa.
